Два столпа учетной базы

«Два столпа» — это справочники учетной системы «Номенклатура» и «Контрагенты». От корректности ведения этих справочников зависит то, как будет функционировать ваша база, а так же какие сложности могут возникнуть в процессе интеграции с другими системами.

Основной проблемой ведения данных справочников является сложность поиска в них по наименованию и, как следствие, дублирование (троирование и т.д.) записей данных. Иными словами, в справочнике может параллельно существовать несколько записей одной и той же номенклатуры или контрагента. Это ведет к потере возможностей получения дохода, ошибкам в учете, искажению данных в управленческой отчетности:

  • оператор торговой компании на включил в реализацию товар по которому на складе не было остатка, хотя он числился на задублированной позиции — упущенная выгода;
  • бухгалтер при разнесении банковской выписки указал контрагента, отличного от контрагента, по которому оператором отдела продаж была сформирована реализация товаров — ошибки в учете;
  • при анализе данных вторичных продаж невозможно идентифицировать проданную дистрибьютером номенклатуру по штрих-коду т.к. в учетной системе есть несколько позиций с идентичным штрих-кодом — недостоверные данные в отчетах;
  • администратор баз данных не смог настроить механизмы обмена между базами управленческого и бухгалтерского учетов по причине некорректного сопоставления данных — не возможность интеграции систем друг с другом.

Выявление и устранение подобных ошибок будет кропотливым и трудоемким процессом т.к. исправления нужно внести во все документы, в которых указаны «дубли» верных данных. Если же периоды в учетной системе «закрыты», то придется делать корректировки, что делает базу запутанной и нечитабельной.

Общие рекомендации по ведению справочников:

  1. Определите сотрудников ответственных за ведение справочников. Только эти сотрудники должны иметь права на добавление, изменение или удаление записей справочников. Обычно за ведение справочника «Номенклатура» отвечают сотрудники отдела закупок или технологи производства, ответственными за справочник «Контрагенты» назначаются сотрудники бухгалтерии или юридического отдела.
  2. Создайте внутренние стандарты формирования основных наименований номенклатуры и контрагентов и строго их применяйте. Например для номенклатуры может быть использован шаблон: <значащее наименование> & <основная характеристика> & <производитель или страна (при необходимости)> & <параметры упаковки (при необходимости)> — «Молоко топленое 4.0% 0,5 литра (Лианозово)». Для контрагента: <наименование> & / & <организационно-правовая форма> & <страна (при необходимости) > — «Ромашка / ООО (Россия)». Никогда не меняйте основные наименования. При необходимости используйте другие виды наименований по назначению: полное наименование, наименование для документов, международное наименование и т.д.
  3. Перед записью новых элементов справочников проводите проверку по наличию идентичных данных в учетной системе: для номенклатуры — артикул и штрих-код (для всех видов упаковок), для контрагента — ИНН и КПП.
  4. Для обеспечения корректности заполнения данных справочников, получайте их из внешних валидных источников, например: ogrn.site (данные контрагентов по ИНН), GS1 и DiSAI (генерация и проверка штрих-кодов номенклатуры), или создайте свой корпоративный центр корректных данных.

Коллеги, обратите пристальное внимание на эти два справочника, их корректное ведение — это залог «здоровья» вашей учетной системы. Применяйте максимальную автоматизацию и формализацию процесса и минимальное «ручное» вмешательство.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *